ビジネスチャット徹底比較!

  • スタッフ間の円滑なコミュニケーション
  • 膨大な案件をスピーディーにさばくためのタスクの管理方法
  • 外部に情報を漏らさないためのセキュリティー強化

etc……。

「見直すことが山ほどあって何から手を付けていいかわからない!」
そんなビジネスの悩みをスマートに解決してくれるのが、ビジネスチャットツールです。
一度使えば、もうこれまでの環境には戻れなくなるほど、便利な機能が詰まっています。

正直ビジネスチャットは気になっている。けど何を基準にして選べばいいのかわからない。そんな方にこそ使ってのほしいビジネスチャット。その魅力と比較ポイントについてご紹介します。

ビジネスチャットツールとは

登録した相手とチャット(会話)できる機能を持ったチャットツールを、ビジネス向けに強化したものを指します。一般的に広く知られている個人向けチャットツールLINEのようなチャット機能をはじめ、タスク管理機能やファイル管理を備え、データを暗号化し情報漏洩を防ぐセキュリティー機能などが強化されているのが特徴です。ビジネスチャット以外にも、社内SNSや法人向けメッセンジャーツールと呼ばれる場合もあります。

そもそもチャットツールって?

現在スマートフォンなどで多くの人が利用しているLINE、Facebookと連携しているメッセンジャー、Skypeなどもチャットツールの一種です。こうしたコンシューマ向けのチャットツールの登場は、私たちのライフスタイルを一変させたと言っても過言ではありません。

基本的にこれらは個人向けのチャットツールとしての側面が強いのですが、中にはビジネスチャットのような使い方をする人も。

例えばLINEではグループチャットという機能があります。これは、1対1ではなく複数人で同時に会話する機能なのですが、クラスや部活のグループをつくりその中で連絡網を回したり、PTA活動の情報共有を行なったりと日常生活で有効活用されています。こうしたシーンをビジネスに置き換えると、チャットツールの活用法がイメージしやすいのではないでしょうか。

ビジネスチャットとメール。なにが違う?

チャットツールの登場により、プライベートでメールや電話で使用する人はかなり減ってきました。チャットのまるで話しているかのようなテンポの良さと、送ったメッセージを相手がちゃんと見ているかを確認できる既読機能などが、人々の生活にピッタリとハマったためでしょう。いま、ビジネスの世界にもその波が来ているのです。

メールで連絡する際、文章がどうしても仰々しくなってしまい作成に時間がかかってしまう。伝えることが沢山あり文章が長くなって見づらい。レスポンスが遅い。こんな経験はありませんか?急いでいるときに限ってメールの返信がない。電話で話したことが記録に残らない。数多あるビジネスシーンでのコミュニケーション問題をスムーズに解決に導いてくれる強い味方、それがビジネスチャットです。

ビジネスチャットであれば、まるで会話をしているかのようにテンポよく連絡がとれ記録としても残すことができます。もちろんメールにはメールの良さがあります。しかしスームズなコミュニケーションを求めるのであれば、メールよりもビジネスチャットの方が一枚上手です。

企業への導入実績多数!定番のビジネスチャットはこれだ!

ビジネスチャットは注目度の高いツールゆえに、多くの企業が開発に乗り出しています。開発競争はツールの機能向上に繋がりますので歓迎すべきことではありますが、選ぶ側からしてみると「色々ありすぎてどのツールを使えばいいのかわからない」と、頭を悩ませる要因にも。

ツール選びに迷ったらまずは、多数の導入実績のあるビジネスチャットツールから検討していくのがオススメです。

例えばアメリカ初のビジネスチャットで、連携できる外部サービス多くIT関連の企業を中心に採用されているSlack(スラック)。シンプルで直感的な操作感が人気。マルチプラットフォームですべての端末・OSに対応しています。

ChatWork(チャットワーク)は国内産の人気ビジネスチャット。チャット、ファイル管理、ビデオ通話など業務効率化を推進する機能が揃っており、導入企業は2017年2月現在で130,000万社に届く勢いです。

警察や弁護士事務所など、秘匿性の高いデータを扱う企業が運営しておりセキュリティー面で信頼性が高いInCircle(インサークル)は、高いセキュリティー性でありながらも、簡単シンプルな操作で使いやすいと評判です。

多くのビジネスチャットはHPで導入実績や導入企業の声を掲載しています。定番のビジネスチャットツールであればあるほど、参考となる実績や企業の声をたくさん掲載している場合が多く、どの企業が何に悩みどんな解決策を求めてそのビジネスチャットを選んだのかが詳細にかかれている場合もあります。自社の悩みと近いものがあれば参考にしてみてはいかがでしょうか。

下記のリンクからオススメのビジネスチャットの一覧がご覧いただけます。

あなたにピッタリのビジネスチャットの見つけ方

ビジネスチャットは、主にメッセンジャー型とグループウェア型と呼ばれる2つのタイプに分けられます。この2つのタイプは何が違うか、簡単にご説明します。

メッセンジャー型とは、LINEやSkypeなどチャットでのコミュニケーションに重点を置いたタイプのこと。このタイプのビジネスチャットは、ChatWorkやInCircleなどが代表的です。どのツールも直感的に操作できるシンプルなつくりで操作性に優れており、あまりITテクノロジー強くない人にも扱いやすくなってます。

対してグループウェア型は、サイボウズやkintone、Google Appsなど、管理ツールが充実したタイプのビジネスチャットです。スケジュール管理やタスク管理のほか、勤怠管理や給与計算など、幅広く業務を支援するツールが充実しています。こちらは普段からIT技術に触れている人に向きです。

メッセンジャー型=ITに強くない人、グループウェア型=ITに詳しい人と分けましたが、これはあくまでも参考程度に考えてください。実際に見て触って使ってみることが大切です。

ビジネスではやはり有料ツールがオススメ。その理由とは?

ビジネスチャットの多くには、無料で使えるプランと有料プランが用意されています。
では無料版と有料版ではいったい何が違うのでしょうか?

まず無料版ではチャットできる人数やグループチャットに入れる数が決まっていたりと、機能に制限が設けられているのが一般的です。

無料プラン

  • チャット人数の制限
  • グループチャット加入制限
  • ストレージ容量制限
  • 管理者権限なし、等

有料プラン

  • チャット人数制限なし
  • グループチャットへの加入無制限
  • 大容量のストレージ
  • アカウント管理
  • 企業ごとのツールカスタマイズ、等

上記はビジネスチャットツールの一般的な機能ですが、無料プランでは多くのツールでこのような制限が設けられています。ですので無料プランをビジネス用として使用するのはあまりオススメできません。

プライベートで使用する分には問題のない制限であっても、ビジネスで利用していくうち機能制限がストレスに感じることも。ビジネスチャットの導入で円滑なコミュニケーションやスマートなタスク管理を望んでいたはずが、反対に余計なストレスを抱える一端になってしまうかもしれませんので、ビジネスとして利用するのであればストレージ容量や人数制限を気にすることなく使用できる、有料版プランが向いているでしょう。

どんな企業が使っているのか

最先端のテクノロジーやシステムをいち早く取り入れるITベンチャー企業はもちろんのこと、ニッチの産業で名を馳せる中小企業から誰もが知る有名企業、私たちの生活に欠かせない公共事業関連の各種団体・企業まで、企業規模や業種にかかわらず、すでに多くの企業が導入しています。

ある調査によると「大手企業の約3割が何かしらのビジネスチャットツールを導入している」という調査結果も。

例えばこんなシーンで活用されています。知りたい導入事例

ビジネスチャットはITに詳しい人が使うもの。そんなイメージを持たれている方もまだまだ多いかもしれません。しかし、ITとあまり関係のなかった分野の方にこそ使ってほしい。それほどに便利なツールなのです。

例えばこんな事例あります。神奈川県で水道事業を受託する某社は業務の効率化のため、ビジネスチャット「InCircle(インサークル)」を導入を決定。専用のチャットボットの開発を依頼し、職員と水道工事事業者間の情報共有に役立てています。

漏水事故の現場に駆けつけた職員が現場の画像を撮影し投稿すると、スマートフォンの位置情報をつかってGoogleマップか付近の地図を自動で投稿。さらに水道管の管理に使われている図面を自動で取得します。これにより配管状況や規格を工事業者も事前に知ることができるようになり、迅速な工事手配が可能となりました。

IT技術をさほど使わない現場でもビジネスチャットを有効的に活用することで、これまでは考えれなかった業務の効率化をもたらしたのです。

外部へ情報は漏れないか?気になるセキュリティー

個人情報の漏洩に極秘資料の外部流出など、企業や団体の秘匿データが漏洩する事件はなぜ起きてしまうのでしょうか。

  • メールなどで情報の送信先を間違えてしまった
  • 情報を端末から抜き取られてしまった
  • パソコンや携帯端末がウィルスに感染してしまい情報が流出してしまった

などが原因となることが多いようです。

上記のような問題も、ビジネスチャットであればリスクを減らすことが可能です。プロジェクトメンバーのみで構成されたグループチャットでのやりとりであれば、宛先を間違えたえて関係のない人に資料を送ってしまった!ということは無くなります。また、人為的に情報が抜き取られてしまった場合でも、データを暗号化することで閲覧不可能にしたりと各社ともセキュリティー面には特に力を入れています。

まずは無料トライアルで導入後のシミュレーション

先にも書いたように、ビジネスチャットツールの大半は無料トライアルプランが用意されています。無料プランをそのままビジネスで使用されるのは、ハッキリ言ってオススメできませんが、じっくりと機能や使用感を検証するため、いくつかのビジネスチャットの無料トライアル版を導入するのは賛成です。

無料プランが機能制限がされているといっても、ビジネスチャットの基本的な機能に変わりはありませんので、導入した後のシミュレーションにはもってこい。使ってみて思っていた機能と違っていれば、解約してしまえば良いのです。まずは騙されたと思って無料トライアルで試してみましょう。